ที่มาของการทำโครงการ / ปัญหาที่พบ
งานประเมินผลและวิจัยสถาบัน มีการเก็บข้อมูลและประมวลผลเพื่อนำเสนอคณะวิชา ผู้บริหารระดับต่างๆ และรายงานผลการประกันคุณภาพการศึกษาเป็นประจำทุกปี ซึ่งงานประเมินผลและวิจัยสถาบันมีจำนวนหลากหลายโครงการและมีแนวโน้มเพิ่มจำนวนการประเมินมากขึ้นตามจำนวนหลักสูตรของสถาบัน ประกอบกับการประเมินผลหลายโครงการ เช่น การประเมินอาจารย์ผู้สอนรายบุคคลในทุกหลักสูตร ต้องมีการเก็บข้อมูล วิเคราะห์ผล และนำเสนอรายงานเป็นรายบล็อค/ภาคการเรียน และบางหลักสูตรมีการเรียนการสอนที่แตกต่างกันออกไป ทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลและจัดทำรายงานแบบเดิมที่อยู่ในรูปแบบ MS Word และ PDF ต้องเสียเวลาในการดำเนินการค่อนข้างมากและมีความซ้ำซ้อน
นอกจากนี้ รายงานแบบเดิมที่อยู่ในรูปแบบ MS Word และ PDF เป็นรูปแบบรายงานเชิง Passive หลายหน้า ไม่ดึงดูดความสนใจ ผู้ใช้งานไม่สามารถเจาะประเด็นที่ต้องการได้ ทำให้ข้อมูลไม่ได้ถูกนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ และหากต้องการเจาะลึกในรายละเอียดหรือเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างกลุ่ม ไม่สามารถประมวลผลได้ทันที จำเป็นต้องกลับไปทำการวิเคราะห์ข้อมูลก่อน จึงนำเสนอผลการวิเคราะห์ได้ ทำให้การตัดสินใจและวางแผนต้องล่าช้าออกไป
ที่ผ่านมา สถาบันฯ เคยทดลองนำระบบ Business Intelligence (หรือ Power BI) มาใช้งาน และงานประเมินผลฯ เป็นหน่วยงานหนึ่งในการทดลองใช้งานดังกล่าว แต่ยังคงพบข้อจำกัดหลายประการ ได้แก่ ประสบการณ์และทักษะความเชี่ยวชาญของเจ้าหน้าที่ต่อระบบดังกล่าวที่ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้นาน ที่สำคัญ คือ ค่าใช้จ่ายในการใช้งานฟังก์ชั่นที่ต้องการ และค่าใช้จ่ายในการรักษาดูแลข้อมูล/ระบบ (Maintenance)
รายงาน Prompt Report จึงเป็นการประมวลผลข้อมูลและนำเสนอรายงานแบบ Active มีลักษณะคล้าย Dashboard ในระบบ Power BI ที่ตอบสนองผู้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังลดเวลาการทำงานของผู้ปฏิบัติงานในส่วนงานประเมินผลและวิจัยสถาบันได้อย่างมากอีกด้วย ทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถใช้เวลาในการสร้างสรรค์งานอื่นได้ต่อไป
ที่มาของการทำโครงการ / ปัญหาที่พบ
1) ลดระยะเวลาการทำงานให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในการวิเคราะห์ข้อมูลและจัดทำรายงาน เป็นการลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนและน่าเบื่อ
2) รูปแบบรายงานเป็นลักษณะ Active ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถอ่านข้อมูลได้สะดวก เข้าใจง่าย และน่าสนใจ
3) ผู้ใช้งานสามารถค้นหาข้อมูลและประมวลผลข้อมูลได้ตามความต้องการ เพื่อดูรายละเอียด และ/หรือ เปรียบเทียบข้อมูลระหว่างกลุ่มได้ทันที
4) ผู้บริหารสามารถพิจารณาข้อมูลได้ตามความต้องการและทันที เพื่อประกอบการตัดสินใจหรือวางแผนได้อย่างรวดเร็ว